Microsoft Word ist eines der weltweit verbreitetesten Textverarbeitungsprogramme. Es übernimmt also im Prinzip die Arbeit einer Schreibmaschine, hat aber den Vorteil, daß man im Nachhinein noch prüfen kann, ob man sich irgendwo verschrieben hat, und diesen Fehler dann ausmerzen kann. Die Verbreitung von Textverarbeitungsprogrammen dürfte erheblich dazu beigetragen haben, daß TippEx zwar auch heute noch zur Standardausrüstung einer Firma gehört, aber nicht mehr auf jedem Schreibtisch ein solches Fläschchen steht.
Allerdings wäre der doch recht stolze Preis für ein solches Programm mit Sicherheit nicht gerechtfertigt, wenn dies alles wäre. Die Funktionalität von solchen Programmen geht weit über die Funktionen einer Schreibmaschine hinaus. Leider werden von der Menge an zur Verfügung stehenden Funktionen nur sehr wenige im Alltag genutzt, obwohl diese teilweise erheblich die Arbeit erleichtern können. Daher sollen im Folgenden einige dieser Funktionen vorgestellt werden.
Für verschiedene Textverarbeitungen gibt es verschiedene Formate der Textdateien. Das Speichern im programmspezifischen Format soll dafür sorgen, daß man in anderen Programmen das Dokument genauso sieht, wie man es in Word geschrieben hat. Eine Liste der unterstützten Formate findet man in Datei - Speichern.
Besonderheiten sind das RTF-Format (Rich Text File) und das HTML-Format (HyperText Markup Language). Das RTF-Format ist keinem speziellen Programm zugeordnet, sondern es handelt sich um eine Art offenen Standard, der eigentlich von allen Programmen unterstützt wird. Allerdings gilt für dieses wie für alle anderen Formate, daß es immer zu Portierungsverlusten kommt, und das Dokument im Endeffekt doch nicht ganz genauso angezeigt wird, wie der Autor das geplant hatte.
Im Gegensatz dazu handelt es sich beim HTML-Format, das eigentlich nicht für die Unabhängigkeit von verschiedenen Programmen, sonder von verschiedenen Rechnersystemen konzipiert ist. Deswegen wird dieses Format auch im Internet verwendet. Die einzige Schwierigkeit könnte darin bestehen, daß auf dem Rechner des Lesers die benutzte Schriftart nicht unterstützt wird. Außerdem können solche Dokumente in der Regel nicht mit Textverarbeitungsprogrammen, sondern nur mit Browsern gelesen werden. Für die Verwendung in einem Intranet ist diese Funktion jedoch äußerst nützlich. Der dafür zuständige Befehl Datei - Speichern als HTML.
Im Alltag schreibt man zwar viele verschiedene Dokumente, aber oftmals wird dabei ein gleiches Layout für Dokumente der gleichen Kategorie verwendet, z. B. Rechnungen, Memos, Einladungen, Dokumentationen, etc.
Spätestens wenn man zum zehnten Mal auf dem Bildschirm z.B. ein Faxvorblatt "zusammenbastelt", wird man nach einer Möglichkeit suchen, wie man diesen Vorgang automatisieren kann. Dazu stell Word sog. Dokumentvorlagen zur Verfügung. In einer solchen Vorlage wird das generelle Layout und die Position der standardmäßigen Textbausteine gespeichert. Außerdem enthält sie auch noch beliebig viele Schablonen für das Aussehen von Absätzen und Zeichen.
Die einzelnen Bausteine und die Vorgehensweise zum Erstellen eigener Formatvorlagen sollen im folgenden Abschnitt erläutert werden.
Formatvorlagen sind die o.a. Schablonen für das Aussehen von Zeichen und Absätzen.
Nach dem Aufrufen des Befehls Format - Formatvorlage gelangt man in eine Dialogbox, in der man die verschiedenen Einstellungen vornimmt. Sie besteht aus einer Liste aller verfügbaren Formatvorlagen im gewählten Bereich, einer Absatzvorschau, einer Zeichenvorschau und den notwendigen Befehlen zur Bearbeitung:
Zuweisen Mit dieser Schaltfläche werden die Einstellungen dem markierten Zeichen oder Absatz zugewiesen.
Abbrechen Mit dieser Schaltfläche wird der Vorgang abgebrochen
Neu Mit dieser Schaltfläche erstellen Sie eine neue Formatvorlage (s.u.).
Bearbeiten Mit dieser Schaltfläche wird die ausgewählte Formatvorlage manipuliert (s.u.).
Löschen Mit dieser Schaltfläche wird die ausgewählte Formatvorlage gelöscht.
Organisieren Mit dieser Schaltfläche werden Optionen für den Speicherort und die Verfügbarkeit der Formatvorlage definiert.
Die Einstellungen der Formatvorlage werden in dem Dialog festgelegt, den man durch Klicken der Schaltflächen Neu bzw. Bearbeiten erreicht. Hier wird festgelegt, ob sich die Formatierungen nur auf einzelne Zeichen oder den ganzen Absatz beziehen sollen, wie die Zeichen aussehen sollen, wie groß der Zeilenabstand im Absatz sein soll, ob der Absatz gerahmt sein soll, etc.
Die Verwendung von selbst definierten Formatvorlagen stellt bei richtiger Anwendung eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, da man nicht das gesamte Schriftstück nach dem evtl. Vorkommen von irgendwelchen Formatierungen durchforsten muß, sondern durch Abänderung der Formatvorlage alle zugewiesenen Bestandteile ändert.
Richtig sinnvoll wird diese Funktion, wenn man Sie in mit der Dokumentvorlage-Funktion verknüpft. Wenn es z.B. firmeninterne Layoutvorschriften für Dokumentationen gibt, ist es sinnvoll, eine Dokumentvorlage zu erstellen, in die man das Layout und die vorgeschriebenen Schriftformatierungen als Formatvorlagen einbettet (z.B. verwendet die BFK ausschließlich die Schriftarten der Arial-Familie)..
Ferner kommt den Formatvorlagen auch eine besondere Bedeutung bei der automatischen Erstellung von Inhaltsverzeichnissen zu (s. Inhaltsverzeichnis, Indexe und Querverweise)
Das Layout des Textkörpers kann auf verschiedene Arten standardisiert werden. Eine Methode besteht im Definieren von Absatzlayouts durch Formatvorlagen (s.o). Die zweite Möglichkeit besteht in der Verwendung der Funktionen Nummerierung, Aufzählung und Gliederung (Format - Numerierung und Aufzählungen).
Die ersten beiden Unterfunktionen können auch mit Formatvorlagen kombiniert werden. Dies ist nützlich, wenn man z.B. Schlagworte auflisten will. Die Funktion Gliederung steht nur für homogenen Text, also Text derselben (Absatz-)Formatvorlage, zur Verfügung. Markiert man Text unterschiedlicher Formatvorlagen, wird diese Option im Dialog ausgeblendet. Für "gemischten" Text übernimmt die Funktion Überschriften numerieren diese Aufgabe (s. Überschriften automatisch nummerieren).
Kriterium für die Gliederung ist die "Ebene" des markierten Textkörpers, d.h. je weiter ein Absatz eingezogen ist, desto höher ist seine Ebenenzahl.
Daraus resultiert bei großen Dokumenten sehr viel Arbeit, da man jeden Absatz von Hand einrücken muß. Außerdem muß man, da man ja mit derselben Formatvorlage arbeiten muß, eventuelle Zeichenformatierungen ebenso von Hand anbringen. Da ist es sehr viel einfacher, eventuelle Texteinzüge in Absatz-Formatvorlagen zu definieren und entsprechend anzuwenden. Und zu guter Letzt muß man auch noch jedes Mal von Neuem festlegen, welches Aussehen welche Ebene haben soll, es sei denn man bindet diesen Vorgang in ein Makro ein.
Eine besonders nützliche Eigenschaft des Verwendens von Formatvorlagen ist, daß man dadurch automatisch Inhaltsverzeichnisse, Indexe (Stichwortverzeichnisse) und Querverweise (z.B. "Weitere Informationen finden Sie in Abb. 3.1 auf Seite 12.") erstellen lassen kann. Da die Vorgehensweise für alle Funktionen sehr ähnlich ist, soll diese hier am Beispiel der wohl am häufigsten verwendeten Funktion Inhaltsverzeichnis erläutert werden.
Über den Menübefehl Einfuegen - Index und Verzeichnisse gelangt man in ein Dialogfeld, in dem die verschiedenen Arten der Verzeichnisse über Registerkarten zur Auswahl stehen. Im linken Teil findet man Layoutvorschläge von Word für das Verzeichnis, auf der rechten Seite gibt es eine Voransicht. Mit Optionen legt man die Kriterien für die Erstellung des Verzeichnisses fest, mit Bearbeiten kann man das Layout des Verzeichnisses verändern (das funktioniert über Formatvorlagen ...).
Da mit der Größe von Dokumenten auch ihre Unübersichtlichkeit wächst, ist es unter Umständen von Nutzen, sich seine Arbeit einmal in der Dokumentstruktur-Ansicht anzusehen; in dieser Ansicht wird dem Benutzer ein recht ordentlicher Eindruck vom Aussehen des Dokumentes vermittelt.
Wie schon erwähnt, entspricht diese Funktion der Gliederung von einheitlich formatiertem Text. Über Format - Überschriften numerieren gelangt man in einen Dialog, der dem Gliederungsdialog in Funktion und Aussehen weitgehend ähnelt. Der Vorteil besteht darin, daß man neben der Gliederung durch die Verwendung von Formatvorlagen auch noch die Inhaltsverzeichnisfunktionalität zur Verfügung hat.
Ein Dokument besteht neben dem normalen Textkörper auch aus einem Kopf- und Fußbereich, deren Größe mit der Maus beliebig einstellbar ist. Diese sogenannten Kopf- und Fußzeilen eignen sich daher hervorragend für Bausteine, die auf jeder Seite angezeigt werden sollen, wie z.B. Seitenzahlen, Firmenlogos oder Wasserzeichen.
Wer z.B. mit Zitaten arbeitet, muß (naja, sollte) seine Quellen auch angeben. Dies kann man entweder in Klammern direkt nach dem Zitat tun (sehr verbreitet im anglo-amerikanischem Sprachraum) oder man fügt auf jeder Seite Fußnoten ein, in denen man Anmerkungen tätigt. Eine dritte Option wäre, alle Quellen am Ende in sogenannten Fußnoten einzufügen. Damit man nicht ständig diese Noten von einer auf die andere Seite verschieben muß, falls sich der Text einmal verschiebt, kann man Word anweisen, die gesamte Verwaltung dieser Anmerkungen zu übernehmen, inkl. Nummernaktualisierung und Positionierung auf der richtigen Seite.
Wichtig ist dabei, daß man sich für eine Art, entweder Fuß- oder Endnoten, entscheiden muß, beides kann in einem Dokument nicht verwendet werden.
Word besitzt eine ganze Anzahl von Funktionen. Das sind kleine Programme, die einen bestimmten Wert ermitteln und zurückgeben. Damit dieser Wert benutzt werden kann, wird er in einem Feld angezeigt. Daher der Ausdruck Feldfunktionen. Mit diesen Funktionen kann man viele nützliche Infos über das bearbeitete Dokument anzeigen, z.B. die Anzahl der Wörter im Dokument oder die Uhrzeit, etc. Außerdem kann man mit Feldfunktionen aber auch z.B. Schaltflächen in ein Dokument einbauen (z.B. in Formularen) und mit einer bestimmten Funktionalität belegen oder man kann damit Verzweigungen innerhalb des Dokuments definieren (Hyperlinks).
Die meisten Leute haben schon die eine oder andere Feldfunktion verwendet, ohne es zu wissen, so z.B. das automatische Einfügen des aktuellen Datums oder die Sprungmarken innerhalb eines von Word erstellten Inhaltsverzeichnisses.
Um eine Feldfunktion einzufügen, muß man Einfügen - Feld auswählen. Dort werden alle verfügbaren Feldfunktionen aufgelistet. In der Layoutansicht erkennt man Felder daran, daß sie hellgrau hinterlegt werden, wenn man den Cursor auf sie bewegt. Oder aber man schaltet mit ALT+F9 auf die Feldansicht um.
Die meisten wissen es nicht, aber Word ist nicht nur ein Textverarbeitungsprogramm, sondern es verfügt - wie alle anderen Office-Produkte auch - über eine eingebaute ,sehr leistungsfähige Programmiersprache namens Visual Basic for Applications. Der Zusatz "for Applications" stammt noch von den früheren Office-Paketen. Damals war diese Sprache in jedem Office-Produkt ein wenig anders und wich teilweise erheblich vom "echten" Visual Basic ab. Seit Office 97 ist diese Sprache in allen Anwendungen gleich und verfügt über eine richtige Entwicklungsoberfläche, in der man Programme, sogenannte Makros, schreiben kann, mit denen man die Funktionalität von Word erweitern kann. Leider gibt es aber auch schwarze Schafe, die in dieser Programmiersprache Computerviren schreiben, die beim Öffnen eines Dokuments dann den Rechner infizieren. Von Word-Makroviren hat wahrscheinlich jeder schon einmal gehört. Daher erhält man beim Öffnen eines Dokuments, das Makros enthält, auch eine Warnung, in der man die Makros abschalten kann.
Sinn und Zweck von Makros ist es, Aufgaben, die sehr häufig anfallen, zu automatisieren. Wenn z.B. an einem Computer mehrere Drucker angeschlossen sind und zwischen ihnen häufig gewechselt werden muß, macht es Sinn für die Ansteuerung jedes Druckers ein Makro zu schreiben, statt jedesmal über Datei - Drucken den richtigen Drucker auszuwählen. Man kann dann über einen Shortcut den gewünschten Drucker ansteuern, ohne jedesmal durch die Menüs zu gehen.
Der Vorteil an diesen Makros ist, daß man Visual Basic gar nicht können muß, um ein solches kleines Programm zu schreiben. Man wählt einfach Extras - Makro, gibt dem Makro einen Namen und eine Tastenkombination, und führt dann den gewünschten Vorgang aus. Word zeichnet diesen auf und übersetzt ihn in ein Programm.
Statt den aufgezeichneten Makros Tastenkombinationen zuzuweisen, die man eventuell vergißt, kann man diese auch in Symbolleisten ablegen und sich auf diese Arte seine ganz persönliche Symbolleiste schaffen, in der Funktionen, die man tagtäglich erledigt, per Mausklick zur Verfügung stehen.
Dazu muß man sich zunächst seine eigene Symbolleiste schaffen. Dies geschieht mit Ansicht - Symbolleisten. Hier erhält man zunächst eine Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Symbolleisten. Mit Neu erstellt man eine neue Symbolleiste, der man dann einen Namen geben muß. Diese wird daraufhin eingeblendet. Nun kann man Makros erstellen und zieht diese, anstatt ihnen Shortcuts zu geben, einfach in die Symbolleiste.
Für die Menüleiste gilt im Prinzip dasselbe wie für die Symbolleiste. Auch Sie kann man mit Makros aufwerten. Man muß statt "Symbolleiste" nur die Registerkarte "Menüleiste" auswählen und im Dialog die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Wenn man seine Änderungen rückgängig machen möchte, gelangt man mit Extras - Anpassen in denselben Dialog und kann die Änderungen wieder löschen.
Tabellen sind ein wichtiger Bestandteil von Textverarbeitungsprogrammen. Nicht nur, weil man mit ihnen zusammengehörende Werte entsprechend deutlich darstellen kann, sondern weil man mit Ihnen manchmal unter anderem auch das eingestellte Layout eines Dokuments in einem speziellen Bereich "überlisten" kann.
Man kann Tabellen auf unterschiedliche Arten definieren. Die traditionelle (und ausgereifte) Art besteht darin, Word mitzuteilen, wieviele Spalten und Zeilen man gern in der Tabelle hätte. Dabei sind die Zeilen zunächst nicht so wichtig, da sie durch "Springen" mit dem Tabulator über die Tabelle hinaus auf einfache Art und Weise hinzugefügt werden können.
Dies erfolgt über Tabelle - Tabelle einfügen. Word fragt die Dimensionen ab und nutzt dann die gesamte Blattbreite für die Spalten der Tabelle. Möchte man die Breite der Tabelle verändern, muß man nur den Spaltenrand der zu verändernden Spalte mit der Maus verschieben. Sollen alle Spalten gleichmäßig verändert werden, muß dies allerdings von Hand mit den Befehlen im Menü Tabelle geschehen.
Für Formatierungen gelten zum einen die normalen Zeichenformatierungsvorschriften, für Formatierungen am Layout der Tabelle steht unter anderem die Rahmensymbolleiste zur Verfügung.
Wenn man mit rahmenlosen - also quasi unsichtbaren - Tabellen arbeitet, empfiehlt es sich, zur besseren Layoutkontrolle die Gitternetzlinien zu aktivieren (Tabelle - Gitternetzlinien).
In Word 97 soll man sich nicht mehr mit der "Von-Hand-Erstellung" von Tabelle rum-ärgern müssen. Daher wurde ein Zeichenwerkzeug für das Zeichnen von Tabellen zur Verfügung gestellt. Allerdings: Grau ist alle Theorie. In den meisten schwierigeren Fällen (irgendwie sind Tabellen letzten Endes doch immer kompliziert) lassen die Ergebnisse zu wünschen übrig.
Der Menübefehl heißt Tabelle - Tabelle zeichnen, woraufhin standardmäßig eine besondere Symbolleiste eingeblendet wird.
Um eine neue Spalte einzufügen, muß man die vorhergehende Spalte markieren und wählt dann Tabelle - Spalten einfügen. Gleiches gilt für das Anfügen von Zeilen. Zum Löschen von Spalten oder Zeilen wählt man analog Tabelle - Spalten/Zeilen löschen.
Es kann vorkommen, daß man in einer einzigen Zeile in der ganzen Tabelle eine Spalte mehr braucht. Dies erreicht man über die Funktion Tabelle - Zellen teilen.
Im umgekehrten Fall benutzt man Tabelle - Zellen verbinden.
Sollte man aber mitten in der Tabelle das Layout für alle folgenden Zeilen ändern, empfiehlt sich die Funktion Tabelle - Tabelle teilen. Daraufhin kann man das Layout der neuen Tabelle umdefinieren.
Zwar sollte man für komplexe Berechnungen eigentlich ein entsprechend ausgelegtes Tabellenkalkulationsprogramm benutzen, aber ein paar Rechnungen kann auch Word durchführen. Eine Auswahl unterstützter Funktionen findet sich unter Tabelle - Formel.
Als Argument für diese Funktionen müssen Word aber die zu benutzenden Zellen zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht in Form von Zellbezügen.
Jede Zelle einer Tabelle hat eine bestimmte Bezeichnung, die es Word ermöglicht, auf ihren Inhalt zuzugreifen. Diese Bezeichnungen setzen sich zusammen aus einem Buchstaben für die Spalten (A bis Z von links nach rechts) und einer Zahl für die Zeilen (1 bis ... von oben nach unten):
| A | B | |
| 1 | A1 | B1 |
| 2 | A2 | B2 |
Es läßt sich unschwer erkennen, daß die bei komplexen Rechnungen eine große Anzahl von Zellbezügen übergeben werden müßte, was mit ziemlicher Arbeit verbunden wäre. Daher sollte für größere Rechnungen z.B. MS-Excel benutzt werden. Ein weiterer Nachteil von Word gegenüber Excel besteht darin, daß Word nicht zwischen absoluten und relativen Bezügen (s. Relative Zellbezüge oder Absolut) unterscheidet.
Eine weitere nützliche Funktion von Textverarbeitungsprogrammen ist die Erstellung von Serienbriefen. Wenn man z.B. turnusmäßig einen bestimmten Personenkreis zu einer Veranstaltung einalden will, bedeutet der Seriendruck eine erhebliche Arbeitsersparnis.
Mit Extras - Seriendruck gelangen Sie in den Seriendruck-Manager. Der Seriendruck vollzieht sich in drei Schritten.
Dabei werden die Daten in einer eigenen Steuerdatei abgespeichert und können später wiederverwendet werden.
Allerdings gibt es mit OLE und der besonderen Abstimmung der Office-Produkte aufeinander auch noch andere Möglichkeiten, schon bestehende Daten, die nicht in Word erstellt wurden, zu nutzen (s. OLE von Officeprodukten.).