Microsoft Powerpoint ist eine leistungsfähige Software für Präsentationen aller Art. Unter den Office-Produkten ist es wohl dasjenige, das von der 97er-Überarbeitung am meisten gewonnen hat, insbesondere durch den Ausbau der Interaktivitätsfunktionen.
Der Folien-Master ist das Powerpoint-Aquivalent zur Dokumentvorlage in Word. In ihm werden die Objekte, die auf jeder Folie erscheinen sollen (z.B. Firmenlogo) , implementiert und ihr Aussehen definiert. Ferner ist es ratsam, im Folien-Master grundsätzliche Einstellungen wie Folienhintergrund und Farbskala der Folien festzuelegen.
Wenn man eine Präsentation erstellen will, sollte man als allererstes das Layout im Folien-Master festlegen. Alternativ kann man auch eins der Layouts aus den vielen Präsentationsvorlagen (*.POT) übernehmen. Diese machen jedoch auch nichts anderes, als einen Folien-Master zu implementieren, der für alle Folien der Präsentation verbindlich ist.
Umgekehrt kann man auch eine Präsentationsvorlage erstellen, in dem man den Folien-Master definiert, und diese ansonsten leere Präsentation als Präsentationsvorlage abspeichert.
Powerpoint verfügt über 5 Ansichten:
In ihr wird immer nur eine Folie auf einmal angezeigt; damit eignet sie sich hervorragend, um in einzelnen Folien zusätzliche Elemente (Zeichenelemente) einzufügen und einer Präsentation den "letzten Schliff" zu geben. In ihr sieht man die Präsentation praktisch wie in der Bildschirmpräsentationsansicht, allerdings sind noch die nötigen Werkzeuge angezeigt.
In dieser Ansicht kann man die Inhalte wie in einer Textverarbeitung gegliedert eingeben. Die verschiedenen Ebenen der Gliederung entsprechen dabei den verschiedenen Ebenen der Textbox im Folien-Master (s. Erstellen von Folien in der Gliederungsansicht).
Sie liefert eine Übersicht über alle Folien der Präsentation. Ferner werden die Titel der einzelnen Folien sowie ihre Übergangseinstellungen angezeigt. Diese Ansicht eignet sich besonders gut, um mit der Maus die Reihenfolge der Folien per Drag&Drop zu ändern.
In dieser Ansicht wird jede Folie einzeln angezeigt. Zusätzlich hat man die Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen. Auf diese Art kann man sehr einfach ein Handout für die Zuhörer der Präsentation erstellen.
In diesem Modus werden alle anderen Elemente vom Bildschirm ausgeblendet und nur die einzelnen Folien in der festgelegten Reihenfolge angezeigt. Hier steht die gesamte eingestellte Funktionalität wie z.B. Animationen und Interaktivität zur Verfügung.
Wie schon angesprochen, kann man in der Gliederungsansicht die Inhalte der Präsentation wie in einer Textverarbeitung eintippen. Was läge da näher, als die Gliederung aus einer Textverarbeitung zu übernehmen?
Man muß dazu nur das Word-Dokument mit den Inhalten in Word öffnen, mit Bearbeiten - Alles markieren das gesamte Dokument markieren, und in die Zwischenablage kopieren. In der Gliederungsansicht in Powerpoint klickt man nun auf Bearbeiten - Einfügen. Daraufhin importiert Powerpoint alle Elemente, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1-5 formatiert sind. Für jedes Element der Formatvorlage Überschrift 1 wird eine neue Folie begonnen, alle anderen werden auf den entsprechenden Ebenen der Textbox der einzelnen Folien importiert.
Die Zeichenfunktionen stehen nur in der Folienansicht zur Verfügung. Die Zeichenfunktionen können in verschiedene Kategorien unterteilt werden
Grundsätzlich sollte hier die Option "Raster" aktiviert sein. Dadurch wird sichergestellt, daß Objekte, die nach z.B. nach oben ausgerichtet werden auch wirklich auf einer Höhe sind. Ohne diese Option hat man in der Regel später mit gebrochenen Linien zu kämpfen, wenn man z.B. automatische Verbindungen einsetzt.
Eine Präsentation zu erstellen, bedeutet in der Regel ein nicht unerhebliches Maß an Arbeit. Es ist umso enttäuschender, wenn der Zuschauer das nicht würdigen kann, weil er mit einer "Bleiwüste" konfrontiert wird. Neben der Möglichkeit von hervorhebender Formatierung der Schlagworte bietet Powerpoint daher die Möglichkeit der Animation.
Die Animationseinstellungen erfolgen über Bildschirmpräsentation - Animationseinstellungen oder die rechte Maustaste.
sind z.B.:
Neben den eingebauten Effekten bietet Powerpoint die Möglichkeit, selbst Effekte zu definieren. Dabei können verschiedene Aspekte kombiniert werden:
Ein wichtiger Faktor der Animation ist der zeitliche Ablauf. Hier bietet Powerpoint eigentlich nur die relative Festlegung (Zuweisung einer Reihenfolge) nach dem Motto: Objekt x wird t Sekunden nach Objekt x-1 aufgebaut. Über geschickten Aufbau kann man die Animation hier jedoch auch absolut steurn.
Ferner kann man in Powerpoint auch noch für jede Folie den Folienübergang, also den Aufbau des Folienkörpers, festlegen. Dafür gelten weitestgehend dieselben Möglichkeiten wie für das Einblenden des Textes. Und man kann auch noch festlegen, ob der Übergang durch Mausklick oder nur durch bestimmte Schaltflächen erfolgen kann. Dieser Aspekt spielt eine wichtige Rolle bei der Interaktivität.
Die "Revolution" in Powerpoint 97 besteht im starken Ausbau der Interaktivität. Das Konzept wurde in Powerpoint 95 bereits eingeführt, war dort jedoch noch stark eingeschränkt. In Powerpoint 97 stehen alle Mittel zur Verfügung, daß man durch eine Präsentation wie durch eine Website "surfen" kann.
Diese Funktionen werden an Schaltflächen angeheftet; diese werden quasi mit einem Link hinterlegt. Irreführenderweise hat Microsoft im Zeichenmenü eine Auswahl von "Interaktiven Schaltflächen" vorbereitet. Dies suggeriert, daß man nur mit diesen Schaltflächen von der neuen Interaktivität Gebrauch machen kann. Das ist aber nicht richtig: Man kann jedes Zeichenelement mit einem Link versehen.
Dazu muß man es markieren und dann Bildschirmpräsentation - Interaktive Einstellungen wählen. Schneller geht es noch mit der rechten Maustaste. Zur Wahl steht die Art der Aktivierung (Mausklick oder - kontakt) sowie die Art der Aktion (Ausführen von Makros, Programmen, zielgruppenorientierten Präsentationen oder das Verzweigen zu einer bestimmten Folie). Näheres zu diesem Thema findet man unter Interaktive Schaltflächen
Neben den Möglichkeiten zur Veränderung der Inhalte einer Präsentationen, kann man noch gewisse Rahmenbedingungen für die Vorführung festlegen. Zum einen ist das die Festlegung der Höhe und Breite der Folien auf dem Bildschirm (Datei - Seite einrichten), zum Anderen Dinge wie etwa die Art des Folienüberganges (per Mausklick oder automatisch nach einem gewissen Zeitintervall) oder der Umfang der Präsentation, denn nicht jede Folie muß unter allen Umständen in der Präsentation gezeigt werden.
Optionen für die Bildschirmpräsentation werden - mit Ausnahme der Dimensionsfestlegung - über den Menüpunkt Bildschirmpräsentation festgelegt.
Wie gesagt müssen nicht zwangsweise alle Folien zur Bildschirmpräsentation gehören. Es ist denkbar, daß man für bestimmte Zuhörer nur spezielle Folien zeigt. Dieses Verfahren ist in Powerpoint unter dem Begriff Zielgruppenorientierte Präsentationen zusammengefaßt (Bildschirmpräsentation - Zielgruppenorientierte Präsentation). In Verbindung mit den Interaktionseinstellungen kann man so z.B. Fachwörter mit einem Link hinterlegen, der auf eine Präsentation verzweigt, in der diese Wörter näher beleuchtet werden.
Wichtig: Wenn eine Folie in verschiedenen Präsentationen vorkommen soll, muß sie nur einmal entworfen werden und kann dann in jede Zielgruppenorientierte Präsentation übernommen werden.
Gerade bei Präsentationen, die in der Regel ein breiteres Publikum finden sollen, gilt es, beim Speichern einige Feinheiten zu beachten.
Nicht jeder Empfänger einer Präsentation, hat auf seinem Rechner Powerpoint 97. Damit man seine Präsentation trotzdem ohne Einschränkungen verteilen kann, kann man den Powerpoint-Viewer (auch Projektor genannt) zur Präsentation dazutun. Der Viewer ist quasi eine abgespeckte Version von Powerpoint, der nur die Bildschirmpräsentationsansicht enthält. Auf die Art hat jedermann die Möglichkeit, sich die Präsentation in Ruhe auf dem eigenen Rechner anzusehen.
Präsentationen sind sehr grafikintensiv und benötigen daher in der Regel eine Menge Speicherplatz. In Powerpoint 97 ist im Speichervorgang zwar ein Kompressionsalgorithmus integriert, der gegenüber Vorgängerversionen die Dateigröße drastisch reduziert. Wenn man aber sehr viele Bilder einbindet, wächst die Datei schnell sehr stark an.
Damit man eine solche Datei auch auf Disketten weitergeben kann, verfügt Powerpoint über ein besonderes Speicherwerkzeug, den Pack&Go-Assistenten.
Dieser verbindet alle zur Präsentation gehörigen Dateien (Stichwort: Grafiken per OLE) und komprimiert sie in einer Datei. Dann fügt er noch ein Setup dazu, das beim Empfänger diese Dateien wieder in seine Einzelteile entpackt.
Wenn man die Dateien per Diskette weitergeben möchte (wird vom Assistenten abgefragt), werden diese automatisch so aufgeteilt, daß Sie auf Disketten passen.
Optional kann man auch noch den Powerpoint-Viewer einbinden lassen, so daß dieser vom Setup gleich mit installiert wird.